議事録テンプレートと書き方の手順【コピペOK】作成時間を3分の1にする型

【PR】この記事にはアフィリエイト広告（Notta）を含みます。 実際に私が使っているツール・やり方を、できること・できないことを分けて正直に書きます。

議事録づくりに時間がかかる原因は、書くのが遅いからではありません。「毎回ゼロから書き始めている」からです。

私は仕事柄、週に何本も議事録を書いてきました。以前は1時間の会議に対して議事録に30分以上かけていましたが、今は「テンプレートを先に用意して、そこに流し込むだけ」の型に変えてから、体感で3分の1以下になっています。この記事では、そのまま使える議事録テンプレート（コピペOK）と、テンプレに流し込むまでの手順を書きます。

先に結論：議事録は「型＋流し込み」で書く

• 議事録の中身は毎回ほぼ同じ（決定事項・ToDo・持ち越し）。だから先に型＝テンプレートを固定する。
• 会議の内容をテンプレに流し込む作業は、文字起こしAI（私はNottaを使っています）に下書きさせて、人間は直すだけにする。
• 人間が頭を使うのは「これは決定なのか、宿題なのか」の仕分けだけ。ここは機械に任せない。

順番に説明します。まずテンプレートから。

コピペで使える議事録テンプレート（基本形）

どの会議でも使える基本形です。そのままコピーして使ってください。

■ 会議名：
■ 日時：2026/MM/DD HH:MM–HH:MM
■ 参加者：（敬称略）
■ 目的：この会議で決めたかったこと（1行）

【決定事項】
1.
2.

【ToDo】（やること／担当／期限）
・（やること）… 担当：◯◯ ／ 期限：MM/DD
・

【持ち越し・未決】
・（決まらなかったこと・次回に回すこと）

【次回】
・日時：
・議題：

――以下は補足（必要な会議だけ）――
【議論メモ】
・（結論に至った経緯で、あとから「なぜこう決めたか」を説明するのに必要なものだけ）

この型のポイントは3つ

1. 「決定事項」と「ToDo」を必ず分ける。 議事録で一番多い事故は「決まったのか、やることになったのか、どっちか分からない」です。決定＝もう動かない合意、ToDo＝これから誰かがやる宿題。この2つを分けるだけで、読み返したときの誤解がほぼ消えます。
2. ToDoは「やること・担当・期限」の3点セット以外書かない。 担当か期限が空欄のToDoは実行されません。会議中に埋まらなかったら、その場で「これ、誰がいつまでにやりますか」と聞く合図になります。
3. 発言の記録（議論メモ）は本文でなく補足に落とす。 議事録の読み手が知りたいのは結論であって、発言の時系列ではありません。経緯は「なぜこの決定になったか」の説明に必要な分だけ残します。

会議の種類別の微調整

• 社内の定例会議 … 基本形のまま。前回ToDoの消化確認を冒頭に足すと定例が締まります（【前回ToDoの状況】を先頭に追加）。
• クライアント・社外との打ち合わせ … 【決定事項】の上に【先方からの依頼・確認事項】を1ブロック足す。あとで「言った・言わない」になりやすいのはここです。
• ブレスト・アイデア出し … 決定事項がほぼ出ない会議なので、【出たアイデア】【次に検証すること】の2ブロックに差し替え。無理に決定事項を書こうとしない。

議事録の書き方の手順：5ステップ（私の実際の流れ）

テンプレートが決まったら、あとは流し込む手順です。私は毎回この流れでやっています。

1. 会議の前にテンプレを開いて、会議名・日時・参加者・目的まで埋めておく。 会議後にゼロから書き始めない、が最大の時短です。ここまでで2分。
2. 会議中は「決定とToDoだけ」メモする。 発言を追いかけない。「決まった瞬間」と「宿題が発生した瞬間」だけ、テンプレの該当欄に1行入れます。
3. 録音は文字起こしAIに任せる。 私はNottaに会議音声を取り込んで、全文の文字起こしと自動要約を作らせています（実際の使用感はNottaの評判記事に詳しく書いています）。人間が発言を書き取る作業は、ここで消えます。
4. AIの要約とテンプレを突き合わせる。 自分のメモに抜けている決定・ToDoがないかを要約側から拾い、議論メモに残す経緯があれば文字起こしからコピーします。
5. 最後に人間が「仕分けの検品」をする。 これは決定か、ToDoか、未決か。担当と期限は入っているか。ここだけは機械に任せず自分の目で見ます。5〜10分で終わります。

この型のキモは、「書く」作業を機械に寄せて、「仕分ける」判断だけ人間に残すことです。文字起こしと要約の下書きがある状態から始めると、議事録は「作文」ではなく「検品」になります。

※正直に線引きしておくと、私が使い込んでいるのはNottaで、精度は音声環境（マイク・雑音・話者の重なり）に左右されます。まずは無料の範囲で自分の会議音声を試して、要約の質を確かめてから判断するのが安全です。文字起こしAIを他ツールと比べて選びたい方は、文字起こしAIおすすめ比較【2026年版】にまとめています。

議事録が遅い人がやりがちな3つの失敗

私自身が全部やってきた失敗です。

• 発言を全部書こうとする … 議事録は逐語録ではありません。全文が必要なら文字起こしAIの出力をそのまま添付すればよく、人間が手で写す理由はないです。
• 時系列で書く … 会議は行ったり来たりするので、時系列のまま書くと結論が散らばります。テンプレは「決定・ToDo・未決」という結論の置き場で切ってあるので、話が前後しても置き場所は変わりません。
• 会議後にゼロから書き始める … 記憶が薄れる上に、白紙から書くのは心理的にも重い。手順1（会議前にテンプレを埋めておく）だけでも、今日から変わります。

よくある質問（FAQ）

Q. 議事録はどこまで詳しく書くべきですか？
A. 読み手が「決まったこと・自分がやること・次に決めること」を1分で把握できれば十分です。詳細が必要な場面に備えるなら、文字起こしの全文を別ファイルで添付し、議事録本体は結論だけに絞るのが実務的です。

Q. WordとExcel、どちらで作るのがいいですか？
A. 上のテンプレはテキストなので、Word・Googleドキュメント・Notion・メール本文のどれでも使えます。ツールより「決定とToDoを分ける型」のほうが効きます。チームで共有するなら、検索できる場所（共有ドライブ等）に置くことだけ決めてください。

Q. 文字起こしAIを使うとき、気をつけることはありますか？
A. 機密性の高い会議では、ツールの利用規約とデータの取り扱いを確認し、社内ルールに沿って使ってください。また、AIの要約は「決定」と「案」の区別を間違えることがあるので、最終の仕分けは必ず人間がやる前提で使うのが安全です。

まとめ：テンプレを固定して、書く作業は機械に寄せる

議事録の効率化は、①テンプレートを固定する（決定・ToDo・未決で切る）→ ②会議前に枠を埋めておく → ③文字起こしと要約はAIに任せる → ④人間は仕分けの検品だけ、の順で仕組みになります。私はこの型で、議事録の時間を3分の1以下にできました。まずはテンプレのコピペと、次の会議の「会議前2分」から試してみてください。

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